Privatlivspolitik

Ved fejl, uklarheder eller afvigelser, der er opstået ved oversættelsen, anvendes den svenske originalversion som reference.

Indledning

Al behandling af personoplysninger udført af Acetec AB (org.nr. 556787–6536) (herefter ”Acetec”, ”vi” eller ”os”) sker i overensstemmelse med gældende databeskyttelseslovgivning.

Hos Acetec værner vi om dit privatliv og tilstræber et højt niveau af databeskyttelse. I denne privatlivspolitik redegør vi for, hvordan vi indsamler og behandler dine personoplysninger, samt beskriver dine rettigheder.

Kontaktoplysninger

Hvis du har spørgsmål eller overvejelser vedrørende vores behandling af personoplysninger, bedes du kontakte os på:

E-mail: info@acetec.se eller via vores kontaktside.

Adresse: Fabriksgatan 9, 942 36 Älvsbyn, Sverige

Telefon: 010 28 80 110

1. Regnskab, events, kundeadministration og leads

1.1 Regnskabsafslutning og årsrapport

Formål: Formålet er at overholde bogføringsloven og aktieselskabsloven.

Kategorier af personoplysninger: Navn, e-mailadresse, personnummer, telefonnummer, lønoplysninger, feriedage og lister over feriepengeforpligtelser samt oplysninger og vilkår om personalegoder.

Retsgrundlag: Behandlingen af personoplysninger bygger på retsgrundlaget retlig forpligtelse knyttet til bogføringsloven og aktieselskabsloven.

Opbevaringsperiode: Personoplysningerne slettes syv (7) år efter udgangen af det pågældende regnskabsår i overensstemmelse med bogføringsloven.

1.2 Uddannelse/Konferencer/Events

Formål: Formålet er at administrere og afholde events for at skabe kunderelationer.

Kategorier af personoplysninger: Navn, telefonnummer, adresse og e-mailadresse.

Retsgrundlag: Behandlingen af personoplysninger bygger på interesseafvejning, hvor den legitime interesse er at skabe nye kunderelationer.

Opbevaringsperiode: Personoplysningerne indsamles og opbevares i syv (7) år efter udgangen af det kalenderår, hvor regnskabsåret blev afsluttet, i henhold til bogføringsloven. Interesseafvejning, hvor den legitime interesse er at skabe nye kunderelationer.

1.3 Kundeadministration

Acetec behandler personoplysningerne for at kunne udføre og administrere opgaver og opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for vores forretningspartnere.

Formål: At administrere kundepleje, kontrakthåndtering og øge salget.

Kategorier af personoplysninger: Navn, personnummer, telefonnummer, e-mailadresse og stilling.

Retsgrundlag: Behandlingen af personoplysninger bygger på retsgrundlaget kontrakt for at kunne opfylde vores kontraktlige forpligtelser over for forretningspartnere.

Opbevaringsperiode: Personoplysningerne indsamles og opbevares i syv (7) år efter afsluttet kundekontakt.

1.4 Leads

Formål: At komme i kontakt med nye kunder.

Kategorier af personoplysninger: Navn, telefonnummer og e-mailadresse.

Retsgrundlag: Behandlingen af personoplysninger bygger på interesseafvejning for at kunne etablere nye kundekontakter.

Opbevaringsperiode: Oplysningerne gemmes i 5 år efter etableret kontakt.

2. Rekrutteringsproces

2.1 Rekruttering via rekrutteringsfirma

Formål: Formålet er at finde en kompetent kandidat med specialistkompetence.

Kategorier af personoplysninger: Navn, alder, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, CV (oplysninger om etnicitet på grund af sprogkundskaber kan forekomme), personnummer og ansøgning.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget interesseafvejning, hvor vores legitime interesse er at kunne vurdere, hvilken kandidat der bedst opfylder vores kompetenceprofil.

Opbevaringsperiode: Dokumenter og underlag opbevares under den igangværende rekrutteringsproces og slettes 24 måneder efter afsluttet rekrutteringsproces.

2.2 Jobansøgning

Formål: Formålet er at finde den rette kandidat til den opslåede stilling.

Kategorier af personoplysninger: Navn, alder, telefonnummer, adresse, e-mailadresse, CV (oplysninger om etnicitet på grund af sprogkundskaber kan forekomme), personnummer og ansøgning.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget samtykke.

Opbevaringsperiode: Anmodning om samtykke sendes årligt til kandidater efter afsluttet rekruttering (gælder kun funktionen Teamtailor). Ved afsluttet rekruttering slettes kandidaters personoplysninger efter 24 måneder. Personoplysninger, der lagres i remarkable, slettes 1 måned efter afsluttet rekruttering.

2.3 Interviewproces

Formål: Formålet med behandlingen er at finde en egnet kandidat til den tiltænkte rolle, som opfylder vores kandidatprofil.

Kategorier af personoplysninger: Navn, alder, adresse, e-mailadresse, CV (oplysninger om etnicitet på grund af sprogkundskaber kan forekomme), ansøgning, familiesituation, personnummer og navn.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget interesseafvejning, hvor vores legitime interesse er at kunne vurdere, hvilken kandidat der bedst opfylder vores kompetenceprofil.

Opbevaringsperiode: Anmodning om samtykke sendes årligt til kandidater efter afsluttet rekruttering (gælder kun funktionen Teamtailor). Ved afsluttet rekruttering slettes kandidaters e-mails efter 24 måneder. Personoplysninger, der lagres i remarkable, slettes 1 måned efter afsluttet rekruttering.

2.4 Testresultater i forbindelse med rekruttering

Formål: Formålet med behandlingen er at finde en egnet kandidat til den tiltænkte rolle, som opfylder vores kandidatprofil.

Kategorier af personoplysninger: Resultater af personlighedstræk og logistiktest, navn og e-mailadresse.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget interesseafvejning, hvor vores legitime interesse er at kunne vurdere, hvilken kandidat der bedst opfylder vores kompetenceprofil.

Opbevaringsperiode: Efter afsluttet rekruttering slettes personoplysninger efter 24 måneder.

2.5 Kreditoplysning

Formål: Formålet med behandlingen er at finde en egnet kandidat til den tiltænkte rolle, som opfylder vores kandidatprofil.

Kategorier af personoplysninger: Navn, adresse og oplysninger om økonomi.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget interesseafvejning, hvor vores legitime interesse er at kunne vurdere, hvilken kandidat der bedst opfylder vores kompetenceprofil.

Opbevaringsperiode: Ved afsluttet rekruttering slettes oplysningerne efter 24 måneder.

2.6 Indhentning af vurdering fra referenceperson til jobsøgende

Hvis en kandidat har angivet dig som reference i forbindelse med en rekrutteringsproces, indsamler vi dine personoplysninger fra kandidaten med henblik på at kontakte dig.

Formål: Formålet med behandlingen er at kunne kontakte den angivne referenceperson, som tidligere har arbejdet sammen med den jobsøgende eller på anden måde kan udtale sig om dennes kompetence, personlighed og erhvervserfaring (indhente vurdering), for at finde en kandidat til den tiltænkte rolle, som opfylder vores kandidatprofil.

Kategorier af personoplysninger: Personoplysninger, der indsamles om referencepersonen, er navn, telefonnummer, e-mailadresse og stilling.

Personoplysninger, der indsamles om kandidaten, er oplysninger om dennes egenskaber, erfaring(er) og eventuelt fravær.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget interesseafvejning. Vores legitime interesse er at kunne vurdere, hvilken kandidat der bedst opfylder vores kompetenceprofil, ved at kontakte dig som angivet reference for at indhente en vurdering af kandidaten i forbindelse med rekrutteringsprocessen.

Opbevaringsperiode: Ved afsluttet rekruttering slettes personoplysninger efter 24 måneder.

3. Sociale medier

3.1 Sociale medier

Formål: Formålet med behandlingen er at præsentere nyansatte.

Kategorier af personoplysninger: Navn, e-mailadresse, telefonnummer, stilling og billede.

Retsgrundlag: Behandlingen bygger på retsgrundlaget interesseafvejning, hvor vores legitime interesse er at markedsføre virksomheden og præsentere nyansatte.

Opbevaringsperiode: Personoplysningerne indsamles ved ansættelsens start, opbevares under ansættelsen, og ved afsluttet ansættelse fjernes billede og kontaktoplysninger straks.

4. Hvem videregiver vi dine personoplysninger til?

Som udgangspunkt behandles dine oplysninger kun af os. For visse behandlinger af personoplysninger, der sker med hjælp fra underleverandører eller samarbejdspartnere, er vi nødt til at dele dine oplysninger. Hermed mener vi, at de får adgang til dine oplysninger, men kun må behandle dem efter vores instruktion (databehandleraftale).

Vi deler oplysninger med leverandører af følgende typer systemer:

• E-mailprogrammer,
• Leverandør af filhåndtering,
• Værktøjer til e-mailautomatisering,
• Økonomiprogrammer,
• Videomødeprogrammer,
• Lagringsværktøjer.

5. Overførsel af dine personoplysninger uden for EU/EØS

I de tilfælde, hvor Acetec anvender eller vil anvende underleverandører eller samarbejder med partnere, der er etableret uden for EU/EØS-området, er vi ansvarlige for at sikre, at disse aktører kan garantere et sikkerhedsniveau svarende til det, der opretholdes inden for EU.

For at sikre tilstrækkelig beskyttelse af dine personoplysninger ved overførsel til lande uden for EU/EØS, når der ikke foreligger en afgørelse om tilstrækkeligt beskyttelsesniveau fra EU-Kommissionen, har Acetec, hvor det er relevant, indgået aftaler med de respektive modtagere af personoplysninger, som indeholder standardkontraktbestemmelser vedtaget og godkendt af EU-Kommissionen, herunder, men ikke begrænset til, de standardbestemmelser, der er vedtaget gennem Kommissionens afgørelse (EU) 2021/914, samt sikret beskyttelse af personoplysninger via Data Privacy Framework (DPF).

Acetec træffer derudover, når beskyttelsesniveauet i modtagerlandet ikke kan anses for at være tilsvarende det inden for EU/EØS, yderligere beskyttelsesforanstaltninger såsom eksempelvis pseudonymisering, IP-anonymisering og kryptering.

6. Dine rettigheder

Hvis du har givet os dine personoplysninger, har du mulighed for gratis at udøve nedenstående rettigheder ved at kontakte os. Hvis vi modtager en sådan anmodning, kan vi være nødt til at bekræfte din identitet med passende sikkerhedsforanstaltninger for at forhindre uvedkommende i at få adgang til dine personoplysninger. Vi besvarer din anmodning uden unødig forsinkelse, dog senest inden for en (1) måned efter, at vi har modtaget den. Du har følgende rettigheder:

a) Ret til indsigt

Du har ret til at anmode om adgang til og oplysning om, hvilke kategorier af personoplysninger der behandles om dig, gennem et registerudtræk. De oplysninger, der udleveres, skal være letforståelige og udleveres gratis i elektronisk form.

b) Ret til berigtigelse

Du har ret til at anmode om berigtigelse af dine personoplysninger, hvis de er ufuldstændige eller på anden måde ukorrekte.

c) Ret til sletning (retten til at blive glemt)

Du har i visse tilfælde ret til at anmode om, at dine oplysninger slettes. For eksempel hvis:

• oplysningerne ikke længere er nødvendige til de formål, de blev behandlet til,
• behandlingen sker med henblik på direkte markedsføring, og du gør indsigelse mod, at oplysningerne behandles til dette formål,
• du gør indsigelse mod behandling, der sker på grundlag af en interesseafvejning, og der ikke findes legitime grunde, der vejer tungere end din interesse,
• personoplysningerne er blevet behandlet ulovligt, eller
• sletning er nødvendig for at opfylde en retlig forpligtelse.

Hvis Acetec har brug for personoplysningerne for at opfylde en aftale med dig eller opfylde et lovkrav, sletter vi ikke oplysningerne.

d) Ret til begrænsning

Du har ret til at anmode om, at vi midlertidigt begrænser behandlingen af dine personoplysninger. Begrænsning af personoplysninger kan eksempelvis være relevant:

• i den tid det tager os at kontrollere, at dine oplysninger er korrekte,
• i den tid det tager os at kontrollere, om vores legitime interesse i en behandling vejer tungere end dine interesser og grundlæggende rettigheder,
• for at du kan fastlægge, gøre gældende eller forsvare retskrav,
• hvis behandlingen er ulovlig, men du ønsker, at behandlingen begrænses i stedet for, at vi sletter de pågældende personoplysninger.

e) Ret til indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger, der er baseret på vores legitime interesse. Hvis du gør en sådan indsigelse, tager Acetec din indsigelse i betragtning og foretager en samlet vurdering af vores legitime interesser og dine rettigheder i forbindelse med behandlingen af personoplysninger.

f) Ret til dataportabilitet

Du har ret til at få dine personoplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format for de personoplysninger, der er baseret på samtykke eller kontrakt, og som du selv har givet os. Du har også ret til at anmode om, at vi overfører dine personoplysninger direkte til en anden dataansvarlig.

Tilbagekaldelse af samtykke og indsigelse

I de tilfælde, hvor vi behandler dine personoplysninger på det retlige grundlag, at du har givet dit samtykke, kan du til enhver tid tilbagekalde det afgivne samtykke ved at kontakte os; en sådan tilbagekaldelse kan ske helt eller delvist. Hvis du ikke ønsker markedsføring fra os, kan du gøre indsigelse mod behandlingen ved at kontakte os.

7. Kontaktoplysninger til Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Kontakt os gerne ved spørgsmål eller overvejelser vedrørende behandling af personoplysninger. Du har altid ret til at henvende dig til den ansvarlige tilsynsmyndighed med en klage, hvis du mener, at vi ikke opfylder de krav, der stilles til os. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) er den ansvarlige tilsynsmyndighed for behandling af personoplysninger i Sverige, og du kan komme i kontakt med dem her.

8. Ændring af privatlivspolitikken

Acetec kan efter behov ændre sin privatlivspolitik; opdateringerne vil blive offentliggjort på vores hjemmeside.

9. Versionshistorik

Version 23/8–2024.