Tietosuojakäytäntö

Jos käännöksessä on virheitä, epäselvyyksiä tai poikkeamia, viitataan ruotsinkieliseen alkuperäisversioon.

Johdanto

Kaikki Acetec AB:n (Y-tunnus 556787–6536) (jäljempänä ”Acetec”, ”me” tai ”meitä”) suorittama henkilötietojen käsittely tapahtuu sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Acetecilla arvostamme yksityisyyttäsi ja pyrimme korkeaan tietosuojan tasoon. Tässä tietosuojakäytännössä kerromme, miten keräämme ja käsittelemme henkilötietojasi, sekä kuvaamme oikeutesi.

Yhteystiedot

Jos sinulla on kysymyksiä tai huomautuksia henkilötietojen käsittelystämme, ota meihin yhteyttä:

Sähköposti: info@acetec.se tai yhteydenottosivumme kautta.

Osoite: Fabriksgatan 9, 942 36 Älvsbyn, Ruotsi

Puhelin: 010 28 80 110

1. Kirjanpito, tapahtumat, asiakashallinta ja liidit

1.1 Tilinpäätösprosessi ja vuosikertomus

Tarkoitus: Tarkoituksena on noudattaa kirjanpitolakia ja osakeyhtiölakia.

Henkilötietoryhmät: Nimi, sähköpostiosoite, henkilötunnus, puhelinnumero, palkkatiedot, lomapäivät ja lomapalkkavelkalistat sekä etuuksia koskevat tiedot ja ehdot.

Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu kirjanpitolakiin ja osakeyhtiölakiin liittyvään lakisääteiseen velvoitteeseen.

Säilytysaika: Henkilötiedot poistetaan kirjanpitolain mukaisesti seitsemän (7) vuoden kuluttua kyseisen tilikauden päättymisestä.

1.2 Koulutus/Konferenssit/Tapahtumat

Tarkoitus: Tarkoituksena on hallinnoida ja järjestää tapahtumia asiakassuhteiden luomiseksi.

Henkilötietoryhmät: Nimi, puhelinnumero, osoite ja sähköpostiosoite.

Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etu on uusien asiakassuhteiden luominen.

Säilytysaika: Henkilötiedot kerätään ja säilytetään kirjanpitolain mukaisesti seitsemän (7) vuotta sen kalenterivuoden päättymisestä, jonka aikana tilikausi päättyi. Etujen tasapainottaminen, jossa oikeutettu etu on uusien asiakassuhteiden luominen.

1.3 Asiakashallinta

Acetec käsittelee henkilötietoja voidakseen toteuttaa ja hallinnoida toimeksiantoja sekä täyttää sopimusvelvoitteemme liikekumppaneitamme kohtaan.

Tarkoitus: Asiakaspalvelun ja sopimusten hallinnointi sekä myynnin lisääminen.

Henkilötietoryhmät: Nimi, henkilötunnus, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tehtävänimike.

Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen, jotta voimme täyttää sopimusvelvoitteemme liikekumppaneita kohtaan.

Säilytysaika: Henkilötiedot kerätään ja säilytetään seitsemän (7) vuotta asiakaskontaktin päättymisen jälkeen.

1.4 Liidit

Tarkoitus: Yhteyden saaminen uusiin asiakkaisiin.

Henkilötietoryhmät: Nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.

Oikeusperuste: Henkilötietojen käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen uusien asiakaskontaktien luomiseksi.

Säilytysaika: Tietoja säilytetään 5 vuotta yhteyden muodostamisen jälkeen.

2. Rekrytointiprosessi

2.1 Rekrytointi rekrytointiyrityksen kautta

Tarkoitus: Tarkoituksena on löytää pätevä erityisosaamista omaava hakija.

Henkilötietoryhmät: Nimi, ikä, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, CV (kielitaidon vuoksi voi esiintyä etniseen alkuperään liittyviä tietoja), henkilötunnus ja hakemuskirje.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etumme on arvioida, kuka hakijoista vastaa parhaiten osaamisprofiiliamme.

Säilytysaika: Asiakirjoja ja aineistoja säilytetään käynnissä olevan rekrytointiprosessin ajan ja ne poistetaan 24 kuukauden kuluttua rekrytointiprosessin päättymisestä.

2.2 Työhakemus

Tarkoitus: Tarkoituksena on löytää oikea hakija avoinna olevaan tehtävään.

Henkilötietoryhmät: Nimi, ikä, puhelinnumero, osoite, sähköpostiosoite, CV (kielitaidon vuoksi voi esiintyä etniseen alkuperään liittyviä tietoja), henkilötunnus ja hakemuskirje.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu suostumukseen.

Säilytysaika: Suostumuspyyntö lähetetään vuosittain hakijoille rekrytoinnin päättymisen jälkeen (koskee vain Teamtailor-toimintoa). Rekrytoinnin päätyttyä hakijoiden henkilötiedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua. remarkable-järjestelmään tallennetut henkilötiedot poistetaan 1 kuukauden kuluttua rekrytoinnin päättymisestä.

2.3 Haastatteluprosessi

Tarkoitus: Käsittelyn tarkoituksena on löytää suunniteltuun tehtävään sopiva hakija, joka vastaa hakijaprofiiliamme.

Henkilötietoryhmät: Nimi, ikä, osoite, sähköpostiosoite, CV (kielitaidon vuoksi voi esiintyä etniseen alkuperään liittyviä tietoja), hakemuskirje, perhetilanne, henkilötunnus ja nimi.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etumme on arvioida, kuka hakijoista vastaa parhaiten osaamisprofiiliamme.

Säilytysaika: Suostumuspyyntö lähetetään vuosittain hakijoille rekrytoinnin päättymisen jälkeen (koskee vain Teamtailor-toimintoa). Rekrytoinnin päätyttyä hakijoiden sähköpostit poistetaan 24 kuukauden kuluttua. remarkable-järjestelmään tallennetut henkilötiedot poistetaan 1 kuukauden kuluttua rekrytoinnin päättymisestä.

2.4 Testitulokset rekrytoinnin yhteydessä

Tarkoitus: Käsittelyn tarkoituksena on löytää suunniteltuun tehtävään sopiva hakija, joka vastaa hakijaprofiiliamme.

Henkilötietoryhmät: Persoonallisuuspiirteiden ja logistiikkatestin tulokset, nimi ja sähköpostiosoite.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etumme on arvioida, kuka hakijoista vastaa parhaiten osaamisprofiiliamme.

Säilytysaika: Rekrytoinnin päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua.

2.5 Luottotietojen tarkistus

Tarkoitus: Käsittelyn tarkoituksena on löytää suunniteltuun tehtävään sopiva hakija, joka vastaa hakijaprofiiliamme.

Henkilötietoryhmät: Nimi, osoite ja taloudelliset tiedot.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etumme on arvioida, kuka hakijoista vastaa parhaiten osaamisprofiiliamme.

Säilytysaika: Rekrytoinnin päätyttyä tiedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua.

2.6 Lausunnon hankkiminen työnhakijan suosittelijalta

Jos hakija on ilmoittanut sinut suosittelijaksi rekrytointiprosessin yhteydessä, keräämme henkilötietosi hakijalta voidaksemme ottaa sinuun yhteyttä.

Tarkoitus: Käsittelyn tarkoituksena on ottaa yhteyttä ilmoitettuun suosittelijaan, joka on aiemmin työskennellyt työnhakijan kanssa tai voi muulla tavoin kertoa tämän osaamisesta, persoonallisuudesta ja työkokemuksesta (lausunnon hankkiminen), jotta voimme löytää suunniteltuun tehtävään hakijaprofiiliamme vastaavan hakijan.

Henkilötietoryhmät: Suosittelijasta kerättävät henkilötiedot ovat nimi, puhelinnumero, sähköpostiosoite ja tehtävänimike.

Hakijasta kerättävät henkilötiedot ovat tietoja hänen ominaisuuksistaan, kokemuksestaan/kokemuksistaan ja mahdollisista poissaoloista.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen. Oikeutettu etumme on arvioida, kuka hakijoista vastaa parhaiten osaamisprofiiliamme ottamalla yhteyttä sinuun ilmoitettuna suosittelijana saadaksemme lausunnon hakijasta rekrytointiprosessin yhteydessä.

Säilytysaika: Rekrytoinnin päätyttyä henkilötiedot poistetaan 24 kuukauden kuluttua.

3. Sosiaalinen media

3.1 Sosiaalinen media

Tarkoitus: Käsittelyn tarkoituksena on esitellä uusia työntekijöitä.

Henkilötietoryhmät: Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, tehtävänimike ja kuva.

Oikeusperuste: Käsittely perustuu etujen tasapainottamiseen, jossa oikeutettu etumme on markkinoida yritystä ja esitellä uusia työntekijöitä.

Säilytysaika: Henkilötiedot kerätään työsuhteen alkaessa, säilytetään työsuhteen aikana, ja työsuhteen päättyessä kuva ja yhteystiedot poistetaan välittömästi.

4. Kenelle luovutamme henkilötietojasi?

Lähtökohtaisesti tietojasi käsittelemme vain me. Tietyssä henkilötietojen käsittelyssä, joka tapahtuu alihankkijoiden tai yhteistyökumppaneiden avulla, meidän on jaettava tietojasi. Tällä tarkoitamme, että he saavat pääsyn tietoihisi, mutta saavat käsitellä niitä vain ohjeidemme mukaisesti (henkilötietojen käsittelysopimus).

Jaamme tietoja seuraavan tyyppisten järjestelmien toimittajien kanssa:

• Sähköpostiohjelmat,
• Tiedostonhallinnan toimittaja,
• Sähköpostiautomaatiotyökalut,
• Taloushallinto-ohjelmat,
• Videokokousohjelmat,
• Tallennustyökalut.

5. Henkilötietojesi siirtäminen EU:n/ETA:n ulkopuolelle

Jos Acetec käyttää tai tulee käyttämään alihankkijoita tai tekee yhteistyötä EU-/ETA-alueen ulkopuolelle sijoittautuneiden kumppaneiden kanssa, vastaamme siitä, että nämä toimijat voivat taata EU:ssa ylläpidettävää tasoa vastaavan turvallisuustason.

Riittävän suojan varmistamiseksi henkilötiedoillesi silloin, kun niitä siirretään EU:n/ETA:n ulkopuolisiin maihin, joista ei ole Euroopan komission päätöstä tietosuojan riittävyydestä, Acetec on soveltuvissa tapauksissa tehnyt henkilötietojen vastaanottajien kanssa sopimukset, jotka sisältävät Euroopan komission hyväksymät vakiosopimuslausekkeet, mukaan lukien mutta niihin rajoittumatta komission päätöksellä (EU) 2021/914 hyväksytyt vakiosopimuslausekkeet, sekä varmistanut henkilötietojen suojan Data Privacy Framework (DPF) -kehyksen avulla.

Lisäksi Acetec toteuttaa lisäsuojatoimia, kuten esimerkiksi pseudonymisointia, IP-anonymisointia ja salausta, jos vastaanottajamaan suojatasoa ei voida pitää EU:n/ETA:n suojatasoa vastaavana.

6. Oikeutesi

Jos olet luovuttanut henkilötietojasi meille, voit käyttää alla kuvattuja oikeuksiasi maksutta ottamalla meihin yhteyttä. Jos saamme tällaisen pyynnön, saatamme joutua varmistamaan henkilöllisyytesi asianmukaisilla turvatoimilla estääksemme asiattomia saamasta pääsyä henkilötietoihisi. Vastaamme pyyntöösi ilman aiheetonta viivytystä, kuitenkin viimeistään yhden (1) kuukauden kuluessa pyynnön saapumisesta meille. Sinulla on seuraavat oikeudet:

a) Oikeus saada pääsy tietoihin

Sinulla on oikeus pyytää pääsyä tietoihisi ja saada rekisteriote siitä, mitä henkilötietoryhmiä sinusta käsitellään. Luovutettavan tiedon on oltava helposti ymmärrettävää ja se on toimitettava maksutta sähköisessä muodossa.

b) Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää henkilötietojesi oikaisemista, jos ne ovat puutteellisia tai muutoin virheellisiä.

c) Oikeus tietojen poistamiseen (oikeus tulla unohdetuksi)

Sinulla on tietyissä tapauksissa oikeus pyytää tietojesi poistamista. Esimerkiksi jos:

• tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten niitä käsiteltiin,
• käsittely tapahtuu suoramarkkinointia varten ja vastustat tietojen käsittelyä tätä tarkoitusta varten,
• vastustat etujen tasapainottamiseen perustuvaa käsittelyä eikä käsittelylle ole oikeutettuja perusteita, jotka syrjäyttävät etusi,
• henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai
• poistaminen on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

Jos Acetec tarvitsee henkilötietoja täyttääkseen kanssasi tehdyn sopimuksen tai lakisääteisen vaatimuksen, emme poista tietoja.

d) Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Sinulla on oikeus pyytää, että rajoitamme väliaikaisesti henkilötietojesi käsittelyä. Henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen voi olla ajankohtaista esimerkiksi:

• sinä aikana, jonka tarvitsemme tietojesi paikkansapitävyyden tarkistamiseen,
• sinä aikana, jonka tarvitsemme sen arvioimiseen, ylittääkö oikeutettu etumme käsittelyyn sinun etusi ja perusoikeutesi,
• jotta voit laatia, esittää tai puolustaa oikeudellisia vaatimuksia,
• jos käsittely on lainvastaista mutta haluat käsittelyä rajoitettavan sen sijaan, että poistaisimme kyseiset henkilötiedot.

e) Oikeus vastustaa käsittelyä

Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme. Jos vastustat käsittelyä, Acetec ottaa vastustuksesi huomioon ja tekee kokonaisarvion oikeutetuista eduistamme ja henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä oikeuksistasi.

f) Oikeus tietojen siirtämiseen järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus saada henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sellaisten henkilötietojen osalta, joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimukseen ja jotka olet itse toimittanut meille. Sinulla on myös oikeus pyytää meitä siirtämään henkilötietosi suoraan toiselle rekisterinpitäjälle.

Suostumuksen peruuttaminen ja vastustaminen

Jos käsittelemme henkilötietojasi sillä oikeusperusteella, että olet antanut siihen suostumuksesi, voit milloin tahansa peruuttaa antamasi suostumuksen ottamalla meihin yhteyttä; peruuttaminen voi koskea suostumusta kokonaan tai osittain. Jos et halua meiltä markkinointia, voit vastustaa käsittelyä ottamalla meihin yhteyttä.

7. Ruotsin tietosuojaviranomaisen (IMY) yhteystiedot

Ota meihin mielellään yhteyttä, jos sinulla on kysymyksiä tai huomautuksia henkilötietojen käsittelystä. Sinulla on aina oikeus ottaa yhteyttä toimivaltaiseen valvontaviranomaiseen ja tehdä valitus, jos katsot, ettemme täytä meille asetettuja vaatimuksia. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) on henkilötietojen käsittelystä Ruotsissa vastaava valvontaviranomainen, ja voit ottaa siihen yhteyttä täällä.

8. Tietosuojakäytännön muuttaminen

Acetec voi tarvittaessa muuttaa tietosuojakäytäntöään; päivitykset julkaistaan verkkosivustollamme.

9. Versiohistoria

Versio 23/8–2024.