Personvernerklæring

Ved feil, uklarheter eller avvik som har oppstått ved oversettelse, brukes den svenske originalversjonen som referanse.

Innledning

All behandling av personopplysninger som utføres av Acetec AB (org.nr. 556787–6536) (heretter ”Acetec”, ”vi” eller ”oss”) skjer i samsvar med gjeldende personvernlovgivning.

Hos Acetec tar vi personvernet ditt på alvor og arbeider for et høyt nivå av databeskyttelse. I denne personvernerklæringen forklarer vi hvordan vi samler inn og behandler personopplysningene dine, og beskriver rettighetene dine.

Kontaktopplysninger

Hvis du har spørsmål eller kommentarer om vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte oss på:

E-post: info@acetec.se eller via kontaktsiden vår.

Adresse: Fabriksgatan 9, 942 36 Älvsbyn, Sverige

Telefon: 010 28 80 110

1. Regnskap, arrangementer, kundeadministrasjon og leads

1.1 Årsavslutningsprosess og årsrapport

Formål: Formålet er å følge bokføringsloven og aksjeloven.

Kategorier av personopplysninger: Navn, e-postadresse, personnummer, telefonnummer, lønnsopplysninger, feriedager og lister over feriepengegjeld samt opplysninger og vilkår om ytelser.

Rettslig grunnlag: Behandlingen av personopplysninger bygger på det rettslige grunnlaget rettslig forpliktelse knyttet til bokføringsloven og aksjeloven.

Lagringsperiode: Personopplysningene slettes syv (7) år etter utgangen av det aktuelle regnskapsåret i samsvar med bokføringsloven.

1.2 Opplæring/Konferanser/Arrangementer

Formål: Formålet er å administrere og gjennomføre arrangementer for å skape kunderelasjoner.

Kategorier av personopplysninger: Navn, telefonnummer, adresse og e-postadresse.

Rettslig grunnlag: Behandlingen av personopplysninger bygger på interesseavveiing, der den berettigede interessen er å skape nye kunderelasjoner.

Lagringsperiode: Personopplysningene samles inn og oppbevares i syv (7) år etter utgangen av kalenderåret da regnskapsåret ble avsluttet, i henhold til bokføringsloven. Interesseavveiing, der den berettigede interessen er å skape nye kunderelasjoner.

1.3 Kundeadministrasjon

Acetec behandler personopplysningene for å kunne utføre og administrere oppdrag og oppfylle våre avtaleforpliktelser overfor våre forretningspartnere.

Formål: Å administrere kundeoppfølging, avtalehåndtering og øke salget.

Kategorier av personopplysninger: Navn, personnummer, telefonnummer, e-postadresse og stilling.

Rettslig grunnlag: Behandlingen av personopplysninger bygger på det rettslige grunnlaget avtale for å kunne oppfylle våre avtaleforpliktelser overfor forretningspartnere.

Lagringsperiode: Personopplysningene samles inn og oppbevares i syv (7) år etter avsluttet kundekontakt.

1.4 Leads

Formål: Å komme i kontakt med nye kunder.

Kategorier av personopplysninger: Navn, telefonnummer og e-postadresse.

Rettslig grunnlag: Behandlingen av personopplysninger bygger på interesseavveiing for å kunne etablere nye kundekontakter.

Lagringsperiode: Opplysningene lagres i 5 år etter at kontakt er etablert.

2. Rekrutteringsprosess

2.1 Rekruttering via rekrutteringsfirma

Formål: Formålet er å finne en kompetent kandidat med spesialistkompetanse.

Kategorier av personopplysninger: Navn, alder, telefonnummer, adresse, e-postadresse, CV (opplysninger om etnisitet på grunn av språkkunnskaper kan forekomme), personnummer og personlig søknadsbrev.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget interesseavveiing, der vår berettigede interesse er å kunne vurdere hvilken kandidat som best oppfyller kompetanseprofilen vår.

Lagringsperiode: Dokumenter og underlag lagres under den pågående rekrutteringsprosessen og slettes 24 måneder etter at rekrutteringsprosessen er avsluttet.

2.2 Jobbsøknad

Formål: Formålet er å finne riktig kandidat til den utlyste stillingen.

Kategorier av personopplysninger: Navn, alder, telefonnummer, adresse, e-postadresse, CV (opplysninger om etnisitet på grunn av språkkunnskaper kan forekomme), personnummer og personlig søknadsbrev.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget samtykke.

Lagringsperiode: Forespørsel om samtykke sendes årlig til kandidater etter avsluttet rekruttering (gjelder kun funksjonen Teamtailor). Ved avsluttet rekruttering slettes kandidatenes personopplysninger etter 24 måneder. Personopplysninger som lagres i remarkable slettes 1 måned etter avsluttet rekruttering.

2.3 Intervjuprosess

Formål: Formålet med behandlingen er å finne en egnet kandidat til den tiltenkte rollen som oppfyller kandidatprofilen vår.

Kategorier av personopplysninger: Navn, alder, adresse, e-postadresse, CV (opplysninger om etnisitet på grunn av språkkunnskaper kan forekomme), personlig søknadsbrev, familiesituasjon, personnummer og navn.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget interesseavveiing, der vår berettigede interesse er å kunne vurdere hvilken kandidat som best oppfyller kompetanseprofilen vår.

Lagringsperiode: Forespørsel om samtykke sendes årlig til kandidater etter avsluttet rekruttering (gjelder kun funksjonen Teamtailor). Ved avsluttet rekruttering slettes kandidatenes e-poster etter 24 måneder. Personopplysninger som lagres i remarkable slettes 1 måned etter avsluttet rekruttering.

2.4 Testresultater i forbindelse med rekruttering

Formål: Formålet med behandlingen er å finne en egnet kandidat til den tiltenkte rollen som oppfyller kandidatprofilen vår.

Kategorier av personopplysninger: Resultater av personlighetstrekk og logistikktest, navn og e-postadresse.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget interesseavveiing, der vår berettigede interesse er å kunne vurdere hvilken kandidat som best oppfyller kompetanseprofilen vår.

Lagringsperiode: Etter avsluttet rekruttering slettes personopplysninger etter 24 måneder.

2.5 Kredittopplysning

Formål: Formålet med behandlingen er å finne en egnet kandidat til den tiltenkte rollen som oppfyller kandidatprofilen vår.

Kategorier av personopplysninger: Navn, adresse og opplysninger om økonomi.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget interesseavveiing, der vår berettigede interesse er å kunne vurdere hvilken kandidat som best oppfyller kompetanseprofilen vår.

Lagringsperiode: Ved avsluttet rekruttering slettes opplysningene etter 24 måneder.

2.6 Innhenting av vurdering fra referanseperson til jobbsøker

Hvis en kandidat har oppgitt deg som referanse i forbindelse med en rekrutteringsprosess, vil vi samle inn personopplysningene dine fra kandidaten for å kunne kontakte deg.

Formål: Formålet med behandlingen er å kunne kontakte den oppgitte referansepersonen som tidligere har arbeidet sammen med jobbsøkeren eller på annen måte kan uttale seg om vedkommendes kompetanse, personlighet og arbeidserfaring (innhente vurdering), for å finne en kandidat til den tiltenkte rollen som oppfyller kandidatprofilen vår.

Kategorier av personopplysninger: Personopplysninger som samles inn om referansepersonen, er navn, telefonnummer, e-postadresse og stilling.

Personopplysninger som samles inn om kandidaten, er informasjon om vedkommendes egenskaper, erfaring(er) og eventuelt fravær.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget interesseavveiing. Vår berettigede interesse er å kunne vurdere hvilken kandidat som best oppfyller kompetanseprofilen vår ved å kontakte deg som oppgitt referanse for å innhente en vurdering av kandidaten i forbindelse med rekrutteringsprosessen.

Lagringsperiode: Ved avsluttet rekruttering slettes personopplysninger etter 24 måneder.

3. Sosiale medier

3.1 Sosiale medier

Formål: Formålet med behandlingen er å presentere nyansatte.

Kategorier av personopplysninger: Navn, e-postadresse, telefonnummer, stilling og bilde.

Rettslig grunnlag: Behandlingen bygger på det rettslige grunnlaget interesseavveiing, der vår berettigede interesse er å markedsføre selskapet og presentere nyansatte.

Lagringsperiode: Personopplysningene samles inn ved ansettelsens start, oppbevares under ansettelsen, og ved avsluttet ansettelse fjernes bilde og kontaktopplysninger umiddelbart.

4. Hvem deler vi personopplysningene dine med?

Som utgangspunkt behandles opplysningene dine bare av oss. For enkelte behandlinger av personopplysninger som skjer ved hjelp av underleverandører eller samarbeidspartnere, må vi dele opplysningene dine. Med dette mener vi at de får tilgang til opplysningene dine, men bare kan behandle dem i henhold til instruksjonene våre (databehandleravtale).

Vi deler opplysninger med leverandører av følgende typer systemer:

• E-postprogrammer,
• Leverandør av filhåndtering,
• Verktøy for e-postautomatisering,
• Økonomiprogrammer,
• Videomøteprogrammer,
• Lagringsverktøy.

5. Overføring av personopplysningene dine utenfor EU/EØS

I tilfeller der Acetec bruker, eller kommer til å bruke, underleverandører eller samarbeider med partnere som er etablert utenfor EU/EØS-området, har vi ansvar for å sikre at disse aktørene kan garantere et sikkerhetsnivå tilsvarende det som opprettholdes innenfor EU.

For å sikre tilstrekkelig beskyttelse av personopplysningene dine ved overføring til land utenfor EU/EØS når det ikke foreligger en beslutning om tilstrekkelig beskyttelsesnivå fra EU-kommisjonen, har Acetec der det er relevant inngått avtaler med de respektive mottakerne av personopplysninger som inneholder standardavtaleklausuler vedtatt og godkjent av EU-kommisjonen, inkludert, men ikke begrenset til, standardklausulene som er vedtatt gjennom Kommisjonens beslutning (EU) 2021/914, samt sikret vern av personopplysninger gjennom Data Privacy Framework (DPF).

Acetec iverksetter i tillegg, når beskyttelsesnivået i mottakerlandet ikke kan anses som tilsvarende det innenfor EU/EØS, ytterligere beskyttelsestiltak som for eksempel pseudonymisering, IP-anonymisering og kryptering.

6. Dine rettigheter

Du som har gitt personopplysningene dine til oss, kan kostnadsfritt benytte rettighetene nedenfor ved å kontakte oss. Hvis vi mottar en slik forespørsel, kan vi ha behov for å bekrefte identiteten din med egnede sikkerhetstiltak for å hindre uvedkommende i å få tilgang til personopplysningene dine. Vi vil svare på forespørselen din uten ugrunnet opphold, men senest innen én (1) måned etter at forespørselen er mottatt av oss. Du har følgende rettigheter:

a) Rett til innsyn

Du har rett til å be om tilgang til og informasjon om hvilke kategorier av personopplysninger som behandles om deg, gjennom et registerutdrag. Informasjonen som gis ut, skal være lett forståelig og gis kostnadsfritt i elektronisk form.

b) Rett til retting

Du har rett til å be om retting av personopplysningene dine dersom de er ufullstendige eller på annen måte feilaktige.

c) Rett til sletting (retten til å bli glemt)

Du har i enkelte tilfeller rett til å be om at opplysningene dine slettes. For eksempel hvis:

• opplysningene ikke lenger er nødvendige for formålene de ble behandlet for,
• behandlingen skjer for direkte markedsføring og du motsetter deg at opplysningene behandles for dette formålet,
• du motsetter deg behandling som skjer på grunnlag av en interesseavveiing og det ikke finnes berettigede grunner som veier tyngre enn dine interesser,
• personopplysningene er behandlet ulovlig, eller
• sletting er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse.

Hvis Acetec trenger personopplysningene for å oppfylle en avtale med deg eller oppfylle et lovkrav, sletter vi ikke opplysningene.

d) Rett til begrensning

Du har rett til å be om at vi midlertidig begrenser behandlingen av personopplysningene dine. Begrensning av personopplysninger kan for eksempel være aktuelt:

• i den tiden det tar oss å kontrollere at opplysningene dine er riktige,
• i den tiden det tar oss å kontrollere om vår berettigede interesse i en behandling veier tyngre enn dine interesser og grunnleggende rettigheter,
• for at du skal kunne fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare rettslige krav,
• hvis behandlingen er ulovlig, men du ønsker at behandlingen begrenses i stedet for at vi sletter de aktuelle personopplysningene.

e) Rett til å protestere

Du har rett til å protestere mot behandling av personopplysninger som er basert på vår berettigede interesse. Hvis du fremmer en slik innsigelse, tar Acetec hensyn til innsigelsen din og foretar en helhetsvurdering mellom våre berettigede interesser og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysninger.

f) Rett til dataportabilitet

Du har rett til å få ut personopplysningene dine i et strukturert, alminnelig brukt og maskinlesbart format for personopplysninger som er basert på samtykke eller avtale og som du selv har gitt oss. Du har også rett til å be om at vi overfører personopplysningene dine direkte til en annen behandlingsansvarlig.

Tilbakekalling av samtykke og innsigelse

I tilfeller der vi behandler personopplysningene dine på det rettslige grunnlaget at du har gitt samtykke, kan du når som helst trekke tilbake det gitte samtykket ved å kontakte oss; slik tilbakekalling kan skje helt eller delvis. Hvis du ikke ønsker markedsføring fra oss, kan du motsette deg behandlingen ved å kontakte oss.

7. Kontaktopplysninger til Integritetsskyddsmyndigheten (IMY)

Kontakt oss gjerne hvis du har spørsmål eller kommentarer om behandling av personopplysninger. Du har alltid rett til å henvende deg til ansvarlig tilsynsmyndighet med en klage dersom du mener at vi ikke oppfyller kravene som stilles til oss. Integritetsskyddsmyndigheten (IMY) er ansvarlig tilsynsmyndighet for behandling av personopplysninger i Sverige, og du kan komme i kontakt med dem her.

8. Endring av personvernerklæringen

Acetec kan ved behov endre personvernerklæringen sin; oppdateringene vil bli publisert på nettstedet vårt.

9. Versjonshistorikk

Versjon 23/8–2024.